Ogni transazione finanziaria e legale richiede un livello di controllo e di monitoraggio importante. Per ogni acquisizione, investimento ed acquisizione serve avere accesso a dati sensibili e personali, sia di altri business che di potenziali clienti o investitori. In imprese di consulenza, immobiliari o di analisi finanziaria, poter condividere file confidenziali e sensibili è fondamentale. E poterli condividere solo con le persone giuste è ancora più importante, per garantire la sicurezza di tutte le parti coinvolte nell’accordo o nella transazione di business.
Qual’è la soluzione migliore, per ogni tipo di azienda, di ogni dimensione? Una virtual room due diligence, anche chiamata VDR.

Cos’è una due diligence?

Prima di tutto, chiariamo i termini. La traduzione letterale di “due diligence” è diligenza dovuta. Certo, la traduzione non aiuta molto. Quindi, vediamo il significato del termine. Nel mondo del business, fare “due diligence” consiste nel approfondire e verificare i fatti e le informazioni di transazioni come la compravendita immobiliare o le fusioni ed acquisizioni, anche conosciute come M&A.

Si tratta di un vero e proprio processo investigativo che, tra gli altri, analizza le condizioni finanziarie (e non solo) di un’azienda, di un potenziale partner o investitore. Questo processo di fact-checking permette di individuare eventuali rischi, la struttura societaria ed organizzativa di un’impresa, le sue strategie commerciali, i dati economici, gli aspetti legali e le procedure amministrative. Per questo, il processo di verifica è utile in tutti i tipi di business, ma soprattutto nelle transazioni importanti.

I benefici di prendersi del tempo per fare il processo di due diligence sono molti:

La riduzione del rischio;
Una valutazione oggettiva ed accurata della situazione;
Poter prendere una decisione informata, con tutti i fatti alla mano;
Miglior possibilità di negoziare durante la transazione.

Però, come puoi intuire, i dati e le informazioni raccolte durante questo percorso di verifica sono sensibili, infatti includono informazioni legali, economiche e contabili. Quindi, diventa fondamentale avere uno spazio sicuro dove poter raccogliere e condividere tutti questi dati. Diventa anche importante avere uno spazio efficiente, dove i file possano essere accessibili da tutti i membri autorizzati del team, 24/7 e da ogni parte del mondo. La soluzione migliore? Una data room due diligence, uno spazio virtuale lontano da hacker e da occhi indiscreti.

La due diligence per M&A

Nel mondo delle acquisizioni e fusioni, queste verifiche sono fondamentali. Infatti, questo è l’unico modo per sapere se una transazione è davvero fattibile e per ricevere un elenco delle garanzie. In più, questi controlli possono aiutare nella negoziazione del prezzo e considerare i fattori di rischio. Per questo, alla tua impresa serve una VDR per fusioni aziendali.

Cos’è una due diligence virtual data room

In poche parole, si tratta di una stanza virtuale dove puoi raccogliere ed immagazzinare tutti i dati sensibili e i file di transazioni come la compravendita immobiliare, i documenti di consulenza legale o finanziaria e le informazioni per le acquisizioni e fusioni. Grazie a sistemi di crittografia avanzati e a sistemi di controllo come l’autenticazione a due fattori, le migliori data room virtuali sono sicure e completamente confidenziali. E tutto questo senza menzionare il meglio: solo chi è autorizzato ad accedere a queste stanze può accedere, nessun’altro.

I fornitori di data room due diligence

Il mercato italiano della sicurezza online è un mercato in continua espansione, anche per il business. Questi sono i migliori 8 provider per la tua azienda.

Fornitori VDR	Esperienza nel due diligence	Gestione dei documenti	Facilità d’uso	Q&A
Merill datasite	Software solo per due diligence	Strumenti IA per semplificare il lavoro	Facile ed intuitivo	Funzionalità integrate
Drooms	Uno dei servizi offerti	struttura di indice chiara e flessibile	Piattaforma personalizzabile	un sistema di gestione dei diritti dettagliato che include processi di Q&A strutturati
ansarada	Esperti, con prova gratuita disponibile	Condivisione di file esterna controllata, rapida e semplice.	Notifiche e strumenti di tracking intuitivi.	Seleziona più domande, assegna i livelli di divulgazione corretti e richiedi il contributo degli esperti in materia utilizzando una serie di azioni di modifica in blocco delle domande.
Imprima	Uso di IA per fornire una virtual data room due diligence sicura.	Funzione di Traduzione automatica dei documenti in in qualsiasi lingua.	Semplice da usare, grazie ai filtri IA.	mappatura degli argomenti, al threading delle conversazioni e alla possibilità di importare ed esportare elenchi di domande
Onehub	Specializzata in M&A	Tutti i tuoi contenuti sono protetti tramite precisi controlli delle autorizzazioni che limitano le capacità in base ai ruoli, ad esempio Visualizzatore, Creatore e Amministratore.	caratteristiche essenziali della data room, tra cui collaborazione stealth, accordi di non divulgazione, filigrana dei documenti,	Portale clienti personalizzabile
Box	Proteggi il processo di gestione delle trattative in un’unica Virtual Data Room centralizzata	Sette livelli di autorizzazione granulare per controllare l’accesso ai documenti.	Semplice e disponibile anche dai dispositivi mobile.	Non applicabile
intralinks	Uso dell’IA per una velocità e sicurezza maggiore	flessibilità per modificare e spostare i documenti nella due diligence in tempo reale con spazi di lavoro integrati e controlli intuitivi.	Facile da usare e con un’assistenza clienti affidabile	Non applicabile

Come scegliere la virtual data room due diligence giusta per te

Con tante opzioni, fare la scelta giusta può essere difficile. Di seguito vediamo gli elementi da considerare per prendere la decisione corretta.

Considera le necessità della tua azienda

Prima di chiedere a un provider di data room due diligence chi è, chiediti chi sei tu. Considera le dimensioni della tua azienda, i tuoi obiettivi e a quanti utenti vuoi dare accesso alla stanza virtuale. Infatti, alcuni fornitori sono ideali per imprese di grandi dimensioni, mentre altri sono più adatti al workflow di aziende più piccole, come quelle di consulenza o i liberi professionisti.

Considera perchè devi fare due diligence

Ogni transazione richiede un numero di file e di dati diverso, così come richiede tempistiche diverse. Se ti serve un servizio di electronic data room due diligence temporaneo o a breve termine, sceglierai un provider diverso rispetto alle aziende che devono fare due diligence più spesso oppure che lo fanno per lavoro. Un fornitore che ti dia entrambe le opzioni è la scelta migliore per non rimanere intrappolato in un abbonamento sbagliato.

I protocolli di sicurezza

In generale, tutte queste stanze virtuali sono sicure ed usano sistemi di crittografia avanzati. Però, alcune offrono funzionalità in più come l’autenticazione a due fattori. Controlla i certificati di sicurezza prima di scegliere una data room.

7 vantaggi di usare una data room due diligence

Ne abbiamo già visti alcuni, ma altri potrebbero non essere così intuitivi:

Accesso alla secure data room due diligence solo ai membri e agli utenti autorizzati;
File e dati sensibili sono al sicuro grazie a protocolli avanzati, crittografie e tecnologia come l’IA;
Possibilità di organizzare la data room secondo le tue necessità con strumenti come la categorizzazione e gli indici;
Funzioni avanzate come la traduzione dei file in diverse lingue e l’oscuramento dei dati;
La maggioranza dei provider fornisce funzionalità integrate di Q&A per tutti gli utenti;
Consulta i documenti dove e quando vuoi, da desktop oppure da mobile;
Possibilità di personalizzare la piattaforma.

A differenza di altre opzioni come le piattaforma gratuite per condividere i file due diligence, le VDR offrono un livello di sicurezza e di professionalità superiore, permettendoti anche di organizzare il tuo lavoro come meglio credi, senza doverti preoccupare di accessi non autorizzati o della tua privacy e dei tuoi clienti.

Insomma, gestire e visionare i dati sensibili delle tue transazioni non è mai stato più facile, sicuro e veloce.

Virtual data room due diligence: 6 passaggi per iniziare

Ora che la lista dei benefici ti ha convinto, vediamo come iniziare la tua avventura virtuale:

Gestisci gli accessi autorizzati, inviando il link ai membri con cui vuoi condividere la tua stanza;
Imposta i protocolli di sicurezza per poter accedere alla stanza;
Attiva o disattiva le notifiche che desideri ricevere e che vuoi che gli utenti ricevano;
Quando è disponibile, scarica la versione mobile per poter accedere sempre alla tua secure data room due diligence;
Personalizza la piattaforma con le categorie che ti interessano, gli indici e lo smart index;
Personalizza la sezione Q&A (grazie a strumenti come il threading) per gestire tutte le comunicazioni interne ed esterne in modo efficiente.

Come usare ed organizzare la tua due diligence data room

Molti fornitori ti permettono di personalizzare la piattaforma con notifiche, indici, mappatura degli argomenti e grazie a strumenti di smart review. Dato che ogni provider ha le sue peculiarità, ti consigliamo di sceglierne uno che abbia una prova gratuita, in modo da poter provare le diverse funzioni senza impegno. In questo modo, potrai preoccuparti del Data Room Cost in un secondo momento. In più, ti consigliamo di scegliere un provider di due diligence virtual data room con un’assistenza clienti 24/7 per poter risolvere ogni tuo dubbio velocemente.

Attenzione alla manutenzione

Le data room due diligence virtuali sono uno degli strumenti più sicuri per le tue transazioni e non necessitano di una particolare manutenzione. Comunque, se prevedi di usarle per un tempo lungo, ti consigliamo di controllare l’integrità della tua piattaforma con un tecnico almeno due volte all’anno. E, se qualcosa di sembra strano, segui il tuo istinto e chiama il supporto clienti del fornitore.

Perchè ti serve una data room due diligence?

Ormai, dovremmo poterti fare la domanda e tu dovresti avere la risposta pronta. Con questa stanza, i tuoi file sono al sicuro, accessibili solo da chi ha l’autorizzazione e possono essere condivisi e gestiti velocemente, anche da mobile. Come abbiamo visto, ogni fornitore ha le sue peculiarità ed offre soluzioni diverse. Ma, più importante di tutto, è essere chiaro con i tuoi obiettivi e con le tue esigenze. Solo così potrai ottenere il massimo dalla tua due diligence virtual data room.

Fare un processo di due diligence accurato ed estensivo non è mai stato più fondamentale e, grazie alle stanze virtuali, ora lo puoi fare in tranquillità e puoi garantire lo stesso livello di tranquillità ai tuoi partner, potenziali investitori e clienti.