Se Lei è esperto in tecnologie moderne, può rivolgere l’attenzione al modo di cifratura di dati e le chiavi di cifratura. Oggi la cifratura più affidabile è a 56 bit e le chiavi per archiviazione e trasferimento sono a 2048 bit. Inoltre bisogna sapere quali possibilità di controllo ed uso di dati sono provviste dal data room virtuale; se ci sono i modi speciali della revisione protetta durante la quale non si può fare una foto dello schermo; se è possibile cancellare l’accesso in ogni momento, anche dopo lo scaricamento del file. La disponibilità di tali possibilità significa che Lei potrà proteggere i suoi dati e controllare scrupolosamente il loro uso.
La disponibilità di rapporti dettagliati sull’uso di documenti anche è un buon modo di controllo e protezione di dati. Alcuni fornitori provvedono le informazioni su ogni caso di uso il che è un grande vantaggio. Così avrà il registro elettronico e potrà sempre vedere quale lavoro è stato fatto con ogni documento. Non solo è sicuro, ma importante per il lavoro con clienti. Potrà capire meglio dove emergono più domande, in quale fase di approvazione della decisione è il Suo socio e prepararsi meglio alle trattative. Questi sono gli aspetti principali di sicurezza su cui vale la pena rivolgere l’attenzione scegliendo un data room virtuale. È inoltre importante sapere quali funzioni operative ha.
Gli strumenti del collaboration platform
Sicurezza è semplicemente il primo aspetto a cui prestare l’attenzione. Se il data room virtuale è affidabile, ma non funzionale, non potrà aumentare la produttività dell’azienda ed avere l’influsso positivo alla sua redditività. Ecco perché vale la pena studiare le possibilità di lavoro con i documenti. Prima di tutto, bisogna sapere per quanto facile sarà l’uso del data room. Un prodotto pensato e pronto non richiede la registrazione lunga e l’installazione del software speciale. Anche un data room virtuale buono accetta tutti i formati di file correnti. L’interfaccia deve essere semplice e chiaro per non farLa dedicare il tempo per studiarla.
È inoltre importante sapere in quali lingue si può lavorare nel data room virtuale. I fornitori professionali propongono a partire da 10 lingue. La funzione dell’applicazione di filigrane è molto utile ed aiuta ad identificare l’utente. Tranne questo, il data room virtuale deve avere la ricerca intelligente e varie funzioni per l’organizzazione delle grandi quantità di informazioni. Tali strumenti risparmieranno molto il Suo tempo. Ecco il set di funzionalità base per il lavoro individuale con la documentazione. È inoltre importante sapere se il prodotto sarà funzionale per la collaborazione su progetti.
La risorsa professionale avrà la possibilità di dare i diritti d’accesso diversi a tutti i partecipanti del progetto operativo congiunto. Questo permette di attirare specialisti vari e badare alla sicurezza. Il prodotto inoltre deve avere un chat speciale per la discussione di processi di lavoro con la possibilità di svolgimento di votazioni e sondaggi. Tali funzioni permettono di collaborare in un modo proficuo e molto comodo. Anche dopo l’esecuzione di un progetto deve esistere la possibilità di vedere la produttività di ogni partecipante. L’analitica del genere aiuta ad assegnare meglio i ruoli ed organizzare progetti congiunti nel futuro. Presti attenzione alla presenza di funzioni sia per lavoro in gruppo che per lavoro individuale. Solo l’approccio complessivo del genere garantirà il lavoro opportuno e la comunicazione effettiva il che è molto importante per la produttività di un’azienda.
Servizio e feedback
Il servizio di qualità e l’approccio centrato sul cliente sono i segni importanti di professionalità e competenza del fornitore di data room virtuali. Lei deve avere la possibilità di contattare con il servizio di assistenza tecnica ad ogni ora del giorno. Se verranno delle domande importanti, l’attesa di risposte può implicare perdite finanziarie. Il servizio di assistenza deve inoltre provvedere i servizi di consultazione in varie lingue. Il periodo di prova è un grande vantaggio. Solo le aziende affidabili e serie provvedono la possibilità di usare il loro prodotto durante il mese completamente gratis. La ragione è che il loro prodotto non ha imperfezioni ed è realmente comodo da usare. Sempre vale la pena prestare l’attenzione a tale possibilità.
Più serio è il fornitore di data room virtuali, più servizi professionali può provvedere. È molto comodo perché Lei potrà delegare il lavoro importante alle persone con cui sta già lavorando ed di cui si fida. Il grande vantaggio è una possibilità di ordinare la digitalizzazione di documenti, studi individualizzati per i suoi addetti, archiviazione e molto altro. Anche può ordinare la progettazione del data room virtuale individualizzata che rifletterà tutta la personalità del Suo progetto e soddisfare tutti i suoi bisogni.
Anche prestate l’attenzione sulle caratteristiche di clienti del fornitore di data room virtuali. Se sono le aziende note, può anche affidare i Suoi dati. Se non ci sono le informazioni del genere sul sito web, è un segno allarmante, e meglio continuare a cercare. Se c’è la lista di soci, sarà molto utile leggere i giudizi. Anche non sia timido a telefonare al servizio d’assistenza e chiedere sui dettagli importanti per Lei. La scelta di un data room virtuale è il processo importante. Questo strumento può migliorare notevolmente il lavoro dell’azienda. Se presterà l’attenzione all’affidabilità del prodotto, alle funzioni per lavoro individuale e quello di gruppo, la qualità di servizi, farà la scelta giusta.