Selezione data room: la guida completa per i professionisti

Esistono diversi tipi e provider di stanze virtuali, ognuna con le sue caratteristiche, vantaggi e svantaggi. Ci sono le data room virtuali due diligence, quelle che hanno funzionalità come la traduzione dei documenti in molteplici lingue e poi ci sono le stanze virtuali dedicate alla condivisione sicura di documenti. Con tanti fornitori e tanti prezzi diversi, fare la scelta giusta per la tua azienda, di consulenza o immobiliare, non è sempre facile. Per questo abbiamo compilato la nostra guida per aiutarti nella selezione dalla virtual data room giusta per il tuo business. 

Breve introduzione alle data room virtuali

Di cosa si tratta, in realtà? Anche conosciute con l’acronimo VDR, questi sono spazi virtuali sicuri e confidenziali dove puoi salvare file sensibili, condividere documenti ed immagazzinare dati delicati come quelli dei tuoi clienti o di potenziali investitori. Grazie a tecnologie innovative come l’intelligenza artificiale (IA), la blockchain e l’autenticazione a due fattori, le VDR ti offrono un livello di sicurezza e di tranquillità che le stanze fisiche non possono fornirti. Come puoi immaginare, le ragioni per usare una VDR per la tua azienda (per ogni tipo di professionista) sono davvero molti. 

I benefici di usare una VDR per il tuo business

I vantaggi di passare a una virtual data room sono molti. E la buona notizia è che una data room virtuale potrebbe beneficiare ogni tipo di business, dalle consulenze legali fino alle aziende immobiliari, passando per i professionisti di fusioni ed acquisizioni (M&A) per arrivare agli investitori. Ci sono solo pro, non ci sono contro: 

• Raccogli file, dati e documenti in un luogo sicuro, protetto da crittografie e non solo;
• Scegli tu chi può accedere alla tua VDR, dando un’autorizzazione personale;
• Crea una sezione Q&A personalizzata per i tuoi clienti e per i membri che hanno accesso alle VDR:
• Scegli tra provider di virtual data room che hanno funzionalità come la traduzione in tempo reale o l’indicizzazione dei contenuti;
• Personalizza la tua VDR con categorie, indici e tipologie di file;
• Molti fornitori includono una prova gratuita, un ottimo modo per provare una VDR senza impegno;
• Velocizza e migliora le tue procedure di controllo, raccolta dati e di due diligence virtual data room. 

E pensare che la lista potrebbe andare avanti all’infinito. 

Dettagli da considerare nella tua selezione data room

Come abbiamo visto, le stanze virtuali hanno molti benefici, prima fra tutti la sicurezza e l’efficienza. Però, si differenziano nelle funzionalità e nei loro obiettivi. Per questo, prima di fare la tua scelta ti consigliamo di considerare diversi dettagli, dal tipo di accesso fino agli strumenti di collaborazione. 

Controlla i protocolli di sicurezza

Nello specifico, ci sono tre funzioni a cui fare attenzione: 

1. La sicurezza dei documenti;
2. Quella dal data center;
3. La sicurezza degli accessi autorizzati. 

Nella tua data room virtuale, raccogli e condividi informazioni private e sensibili. Per questo, la sicurezza è fondamentale. Al momento della tua scelta, ti consigliamo di controllare crittografia, protocolli di sicurezza per l’accesso dei membri della stanza virtuale e per la condivisione dei documenti. È importante che solo le persone a cui autorizzi l’accesso possano entrare nella stanza e visualizzare i file, per evitare problemi di privacy. Tra i controlli di sicurezza che ti consigliamo di implementare ci sono: 

• Autenticazione a due fattori;
• Autorizzazioni granulari ed avanzate;
• SSO (Single Sign-On);
• Filtro IP. 

Strumenti di revisione, collaborazione e report

Nel tuo processo di selezione della Virtual Data Room, assicurati che la gestione sia facile ed efficiente. Lo scopo di una stanza virtuale è la collaborazione, proprio come un team di professionisti che si unisce per creare un sistema di lavoro semplice ma non per questo meno efficace. Tra le ultime tecnologie che una VDR innovativa dovrebbe includere ci sono: 

• Strumento di anonimizzazione;
• Assistente IA;
• Allocazione automatica;
• Denominazione automatica;
• Findings Manager. 

La personalizzazione della tua data room virtuale

Per essere efficace, una VDR deve anche essere user-friendly e mettere l’esperienza utente al primo posto. Una piattaforma deve essere intuitiva (soprattutto per i non-nerd) e facile da navigare, in particolare on-the-go, quando non hai tempo oppure quando devi accedere a un file velocemente, senza intoppi o ritardi. Alcuni funzionalità utili per ogni business sono: 

•  Note ed evidenziazione;
• Reporting in tempo reale;
• Ricerche testuali OCR;
• Download in batch;
• Contrassegno transazione. 

Accessibilità della VDR

Sempre più provider di virtual data room forniscono app agli utenti, per poter accedere a tutte le funzionalità della stanza virtuale dallo smartphone, sia Android che iOS. Altrettanto importanti sono i Web browser autorizzati e l’accesso da remoto.

Non sottovalutare l’assistenza clienti e la prova gratuita

Come ogni strumento tech, una VDR è in continuo cambiamento e può avere dei malfunzionamenti. Per questo, è importante scegliere una stanza virtuale che ti offra un supporto tecnico 24/7 e, meglio ancora se ti offre anche una prova gratuita, prima di impegnarti a pagare il prezzo data room dell’abbonamento. Ovviamente, ci sono servizi di assistenza clienti premium, che ti offrono quel piccolo extra che può fare la differenza come il supporto nella migrazione dei dati o nell’inserimento delle risorse. 

Una volta che avrai tutti questi dettagli chiari, potrai continuare nella tua scelta, sapendo che è una scelta informata. 

I passaggi da seguire nella tua selezione data room

Grazie alla nostra guida, sai già quali funzioni e caratteristiche sono fondamentali prima di prendere la tua decisione. Però, prima di fare una scelta definitiva, ci sono diversi passi da seguire, quasi come una ricetta per trovare la data room virtuale perfetta per il tuo business e i tuoi obiettivi. Non ti preoccupare: sono solo tre passaggi. Ma sono fondamentali: 

1. Sii chiaro nei tuoi obiettivi e nelle tue necessità. Perchè ti serve una VDR? Per documenti sensibili come quelli della M&A oppure per memorizzare i dati privati dei tuoi clienti di consulenza? Quando hai chiaro perchè ti serve una stanza virtuale, la scelta sarà più facile. 
2. Compara e paragona i diversi provider di virtual data room per avere un quadro dettagliato del mercato. Non solo dei prezzi ma anche delle funzionalità e, ricordati il dettaglio fondamentale: l’assistenza clienti. 
3. Richiedi una prova gratuita o una demo per poter provare la VDR, cambiare le impostazioni e personalizzare la stanza virtuale. Solo in questo modo potrai davvero sapere se stai facendo la scelta giusta per il tuo business. Diversi fornitori includono una prova gratuita ma, se non lo fanno, chiedere non costa niente. 

Nella tua selezione del fornitore data room virtuale Italia, è necessario fare attenzione ai dettagli. Non farti convincere dai titoli e dal marketing, ma prenditi il tempo per analizzare ogni clausola e dato, perchè la scelta della tua VDR è una decisione fondamentale per il tuo business. Ma di quale business stiamo parlando?

Le industrie che beneficiano di una VDR

In realtà, sono più le industrie che beneficiano di una stanza virtuale che quelle che non ne hanno bisogno. Dalle imprese di grandi dimensioni, passando per le PMI, le start-up ed i servizi di consulenza: le applicazioni di una VDR sono molte. Per questo, la selezione della virtual data room è importante. Importanti sono anche le transazioni e i tipi di business, in particolare: 

• Fusioni ed acquisizioni (M&A), per il processo di due diligence e non solo. Durante le M&A, la raccolta di file e dati sensibili è inevitabile. Ci sono procedure per il controllo dell’azienda, dei partner o dei potenziali investitori. Durante le fusioni ed acquisizioni, il processo di verifica ti permette di raccogliere informazioni legali, commerciali e personali che devono essere immagazzinati in uno spazio sicuro, accessibile in ogni momento e con un supporto tecnico sempre puntuale. 
• Le raccolte fondi e l’offerta pubblica iniziale (IPO): anche in questo caso, usare una VDR è fondamentale per poter condividere informazioni confidenziali senza il rischio di hacker o di occhi indiscreti. In più, diverse stanze virtuali ti permettono di tradurre i documenti in tempo reale, il che potrebbe rivelarsi utile se il tuo business è internazionale. 
• Audit legali e di conformità. Durante queste valutazioni, la raccolta di dati sensibili è inevitabile. Per questo, una data room virtuale fornisce il giusto livello di sicurezza ed affidabilità, assicurandoti che non ci possano essere accessi non autorizzati. 

Queste sono solo tre delle transazioni di business che possono beneficiare dell’uso di una VDR. Infatti, questi spazi possono beneficiare anche transazioni come la compravendita di immobili o di consulenza legale. Se ci sono dati sensibili da proteggere, la stanza virtuale fa al caso tuo. E qui la nostra guida entra davvero nel vivo. 

I top provider di virtual data room

Le opzioni di fornitori nel mercato sono molte. Abbiamo scelto i top 5 fornitori per aiutarti nella tua selezione data room e tutti 5 sono un ottimo punto di partenza nella tua ricerca. 

Come vedi, ognuno di questi 5 provider di virtual data room ha le sue peculiarità. Alcuni ti chiedono di contattare il servizio clienti per poterti dare informazioni dettagliate, mentre altri sono più espliciti sul loro sito. Comunque, non dimenticare di prenderti il tempo per fare la tua personale ricerca online, anche controllando le recensioni indipendenti. 

Conclusione

Il tuo business ha bisogno di una VDR? Sì, se il tuo business gestisce dati e file sensibili, allora sì: ha bisogno di una data room virtuale. Una VDR è sicura, efficiente, velocizza il tuo lavoro e garantisce la confidenzialità. Una volta che hai chiari i tuoi obiettivi aziendali e le tue necessità, allora potrai fare la scelta più giusta per te. Infine, nella tua selezione della virtual data room non dimenticare: sfrutta la prova gratuita, verifica i provider e le loro funzionalità e non farti ingannare dal marketing. 

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