Già da qualche anno a questa parte, anche nel nostro Paese sono disponibili diverse data room virtuali che hanno delle funzionalità e caratteristiche abbastanza distinte tra loro.
Il punto di forza in comune è sicuramente quello che riguarda la gestione di documenti sensibili da archiviare e da proteggere nei confronti di eventuali attacchi dall’esterno.
A seconda di quella che sarà la maggior presenza di caratteristiche volte a migliorare l’aspetto lavorativo di ogni utente, il prezzo subirà delle piccole oscillazioni.
Talvolta, ci si può trovare un po’ in difficoltà in merito a quale data room virtuale scegliere e si rischia di prendere un piccolo abbaglio. Il nostro scopo è proprio quello di fare chiarezza e di farvi scegliere lo strumento più adatto alle vostre esigenze.

5 Principali Strategie di Prezzo Per Le Data Room

La fluttuazione dei prezzi delle data room virtuali e delle conseguenti strategie operate dai gestori in Italia è notevole. Tali cambiamenti sono perlopiù giustificati dalle differenti esigenze che un’azienda o impresa può avere. 

Andiamo a vedere nel dettaglio quali sono le caratteristiche principali:

● Costo per pagina – Quando si opta per questo tipo di soluzione, si sceglie un pagamento basilare a seconda del numero di pagine che vengono o caricate o visualizzate nella data room virtuale. Solitamente viene prediletto da chi opera nel settore legale e finanziario ed evitato da chi deve gestire un elevato volume dei dati.

● Costo per utente – Scegliendo questa soluzione si andrà invece a pagare una tariffa variabile a seconda del numero di utenti che utilizzeranno la data room virtuale. Facile intuire che è una buona soluzione per chi ha pochi collaboratori e gestisce i propri documenti internamente alla società.

● Prezzo basato sulla capacità di archiviazione – Talvolta, si valuta l’ipotesi di gestire i costi in base ad un determinato spazio di archiviazione utilizzato. Scelta utile per chi lavora in piccolo, ma che frena da un lato la possibilità di espandersi.

● Tariffa fissa mensile – Per chi non desidera avere grosse preoccupazioni in merito a un volume di dati o utenti da poter connettere alla data room, la tariffa mensile risulta essere un ottimo compromesso per una gestione ottimale.

● Piani annuali – La possibilità di uno sconto su un piano annuale rispetto al classico pagamento mensile, fa spesso gola a molti professionisti che lavorano con le data room virtuali. Bisogna considerare l’esborso iniziale che per una piccola azienda, potrebbe farsi sentire a bilancio.

Qual è La Miglior Strategia di Prezzo Per Le Data Room Virtuali?

I fattori per scegliere la data room virtuale ideale sono molteplici. Nel nostro Paese bisogna considerare innanzitutto che sono presenti diversi tipi di realtà economiche e non:

• Le pubbliche amministrazioni e le grandi aziende potrebbero avvalersi di una tariffa fissa
• Le start-up o i liberi professionisti potrebbero invece scegliere opzioni a breve termini a un costo della data room virtuale ridotto, per non sentirsi vincolati
• Le realtà consolidate che prevedono una forte espansione, un’altro tipo di tariffa.

Tariffa fissa in abbonamento

Questa soluzione è decisamente l’ideale per aziende che si approcciano per un utilizzo continuativo e prevedibile della data room virtuale. Risulta infatti:

• Consentire di evitare qualunque tipo di costo della data room virtuale variabile e  permette di pianificare con più oculatezza il proprio budget.
• Essere meno conveniente per chiunque decida di utilizzare la data room solo di tanto in tanto.

Pagamento in base al numero di utenti

Ottima soluzione che si adatta principalmente a tutte quelle aziende che vogliono controllare i costi e avere un accesso di tipo limitato. Risulta essere:.

• Ottimo per team composti da pochi elementi o progetti univoci.
• Particolarmente costoso per tutte quelle aziende che operano con molti collaboratori o che hanno la necessità di condividere i documenti con organizzazioni o professionisti esterni.

Pagamento in base allo spazio di archiviazione

Questo tipo di pagamento può risultare piuttosto conveniente per aziende che operano con un elevato volume di dati (es. settore legale, due diligence). Risulta infatti:

• Offrire ampia flessibilità, ma rischia al contempo di diventare oneroso se i dati aumentano rapidamente.
• Essere essenziale fare un’accurata valutazione in merito alle le esigenze di archiviazione a lungo termine prima di gettarsi a capofitto su questa opzione.

I Fattori Che Influenzano Il Prezzo Delle VDR

Certamente c’è un numero di fattori piuttosto consistente per quanto riguarda la fluttuazione del prezzo di un abbonamento ad una data room virtuale. Oggi però andremo a considerare quelli che noi riteniamo essere i tre fattori fondamentali che vi aiuteranno a gestire il vostro budget in maniera ottimale.

●       Funzioni di sicurezza: La criticità rappresentata dal fattore chiave sicurezza determinerà per forza di cose il costo della data room virtuale. Da prendere in considerazione solo quegli strumenti che offrono le soluzioni più avanzate, come crittografia end-to-end e l’autenticazione a più fattori. Inoltre, accertatevi anche che vi sia una conformità alle normative europee e che il GDPR venga totalmente rispettato.

●       Assistenza clienti: Tra i fattori che vanno considerati c’è sicuramente questo. I problemi non dormono mai e possono insorgere proprio nei momenti più critici del proprio lavoro. Dunque, scegliere un fornitore che offra il servizio di assistenza 24/7 è certamente una soluzione ottimale. Di fatto, è il modo migliore per approcciarsi al lavoro se non potete permettervi alcun tipo di interruzione nella gestione di transazioni critiche e volete accedere sempre a tutta la vostra documentazione. 

●       Opzioni di personalizzazione: Uno dei punti di forza delle data room virtuali è quello di offrire un grado di personalizzazione molto soddisfacente. Certamente, anche in questo caso, maggiore sarà il grado di impostazioni personalizzate e più alto sarà il prezzo. Tuttavia, potrebbe ampiamente valerne la pena per snellire il proprio carico di lavoro e migliorare l’esperienza degli utenti. Utile per le aziende che hanno un turnover piuttosto significativo di personale che deve accedere a determinati documenti. L’interfaccia smart e semplice da utilizzare è un win-win per tutti.

Sconti offerti dai fornitori di VDR

Per fortuna, anche nel nostro Paese, ci sono tantissimi differenti fornitori di data room virtuali che sono in prima linea per offrire promozioni e sconti. Hanno lo scopo di attrarre nuovi clienti o consolidare quelli esistenti. Tra le promozioni più frequenti, possiamo annoverare:

●       Promozioni stagionali: si tratta di promozioni che vengono attivate in determinati periodi dell’anno. Talvolta, vale la pena aspettare che venga attivata una tale promozione prima di sottoscrivere un nuovo contratto.

●       Sconti basati sul volume: maggiore sarà il numero di documenti che un’azienda avrà modo di gestire, più alto potrebbe essere il tasso di sconto che il fornitore andrà ad applicare al momento della sottoscrizione.

●       Programma fedeltà: se si è clienti da molto tempo, il fornitore del servizio sarà sicuramente pronto a ricambiare la fiducia con un valido programma fedeltà. Di solito, vengono previsti sblocchi di opzioni più interessanti e vantaggiose o sconti sull’utilizzo della piattaforma stessa e di nuove “features”. 

Come scegliere una data room virtuale

Fare un confronto delle data room virtuali per capire i propri bisogni, potrebbe richiedere del tempo. Ecco quali sono gli aspetti principali per poter scegliere con cura.

●       Valutate le esigenze della vostra azienda: questo è il punto principale. Avete la necessità di gestire molti documenti? allora dovrete scegliere una data room di questo tipo. Nel caso in cui si tratti di un numero di documenti modesto, ma con molti utenti che vi dovranno accedere, allora ve ne servirà una completamente differente.

●       Fate una ricerca tra i fornitori: non dovete mai fermarvi solo al primo fornitore. Questo potrebbe essere un errore, poiché non avrete modo di valutare tutte le caratteristiche che vi vengono offerte e che magari possono tornare davvero molto utili alla vostra azienda.

●       Confrontate le funzionalità che vi vengono offerte: a seconda di quelle che saranno le vostre esigenze, le diverse caratteristiche determineranno la vostra scelta finale, nella maggior parte dei casi. A questo punto bisognerà valutare a cosa si può rinunciare, a favore di un prezzo più vantaggioso.

●       Considerate l’aspetto della sicurezza: il fattore sicurezza va messo in primo piano, in quanto siamo certi che non vorrete finire nei guai a livello giudiziario, per una carenza da parte vostra o per aver, all’apparenza, risparmiato qualche euro. Non fatevi tentare da offerte troppo vantaggiose che lesinano su questo aspetto.

●       Valutate i diversi prezzi: a parità di servizi offerti, sicurezza e altri fattori che avete già analizzato, si tratta ora di una mera questione di prezzi delle data room virtuali. Ricordate sempre che ci possono essere delle offerte stagionali che vanno prese in seria considerazione.

●       Fate riferimento all’esperienza degli utenti: se risparmiate sul prezzo, ma gli utenti che devono lavorare con la piattaforma si trovano molto male, forse non è convenuto davvero a nessuno. Valutate l’idea di far provare ai vostri collaboratori qualche demo e scegliete anche in base alla loro esperienza diretta con la data room virtuale.

●       Analizzate il supporto clienti: avere un’assistenza clienti sempre presente e pronta a risolvere ogni tipo di problema è certamente un bel vantaggio. Cercate di selezionare una data room che offra un’esperienza vantaggiosa anche da questo punto di vista. Una reperibilità 24/7 è decisamente preferibile.

●       Leggete recensioni e testimonianze: ultimo fattore, ma non per questo meno importante, è sicuramente quello relativo alla lettura di recensioni e testimonianze di utenti affidabili. Le critiche serie daranno a voi l’opportunità di valutare con più attenzione e ai provider a correre ai ripari per sistemare qualche opzione non proprio smart.

Funzioni Extra Che Fanno Lievitare i Prezzi delle  Data Room Virtuali 

Facendo un confronto delle data room virtuali ci si rende conto che assomigliano un po’ tutte. La differenza la fa un pacchetto di opzioni avanzate, che, di solito, costa di più. Tra le situazioni più frequenti ci sono le seguenti:

Branding e personalizzazione

• Logo aziendale sulla piattaforma per un maggiore prestigio
• Dominio personalizzato
•  Interfaccia grafica su misura per una gestione più smart

Funzionalità di sicurezza avanzate

• Crittografia avanzata (AES-256, end-to-end)
• Autenticazione biometrica oppure a più fattori (MFA)
• Filigrane dinamiche per la protezione dei documenti da screenshot 
• Controllo avanzato degli accessi, con autorizzazioni granulari e restrizioni geografiche

Disponibilità avanzata

• Server ridondanti e distribuiti a livello globale
• Disaster Recovery automatico sempre operativo
• Accesso senza latenza anche per grandi volumi di dati

Strumenti di gestione dei documenti avanzati

• Ricerca full-text con OCR (riconoscimento ottico dei caratteri)
• Automazione dei flussi di lavoro (approvazioni, firma elettronica)
• Versioning avanzato con storico delle modifiche
• Integrazione con software aziendali (CRM, ERP, strumenti di project management)

Punti Chiave 

In merito alle caratteristiche principali per tutti i clienti italiani che vogliono scegliere una data room virtuale, al di là del suo prezzo, vanno considerati in sintesi, questi fattori: 

●       Valutazione completa delle esigenze: capire fin da subito che cosa serva davvero.

●       Valutazione attenta dei fornitori: valutare cosa offre il fornitore ora e cosa potrà dare in futuro.

●       Considerare un’ipotetica crescita futura: capire fino a dove potrà spingersi la vostra azienda nei prossimi anni.

 A seconda del tipo di azienda che avete, capirete meglio quale tipo di prodotto vi serve, visitando la nostra pagina e mettendo a confronto i diversi fornitori italiani. Avrete modo di conoscere i diversi prezzi delle data room virtuali e leggere delle recensioni che vi sveleranno ogni segreto.