Qualunque professionista che desideri addentrarsi nell’interessante ma complesso mondo delle fusioni e acquisizioni ​(M&A) deve per forza di cose considerare tutta una serie di mosse strategiche da adottare prima di iniziare quella che potrebbe essere definita una strategica partita a scacchi.

Infatti, non sono previsti imprevisti di alcun tipo per chi decide di gestire dati con una precisione estrema, per poter sfruttare qualunque punto di forza della propria azienda. In questo contesto, entrano a far parte del gioco le data room M&A virtuali, anche note con l’acronimo VDR.

Si tratta di uno strumento divenuto ormai imprescindibile per chiunque desideri operare in tutta sicurezza e tranquillità e gestire fusioni e acquisizioni, oltre che tutta una serie di ulteriori servizi finanziari, senza alcun tipo di intoppo.

Cosa sono le fusioni e acquisizioni?

Per capire al meglio come sfruttare le data room digitali in questo contesto, è bene spiegare che cosa si intenda per fusione e acquisizione. In pratica, esse sono delle operazioni che vedono il coinvolgimento di una società che ne ingloba un’altra e la rende parte di un tutto più grande.

Andando a fare degli esempi concreti, potremmo trovare forme di questo tipo:

• Fusione: due differenti aziende si fondono per formare un’unica società più grande. In questo contesto si vanno a unire risorse e competenze uniche delle due società.
• Acquisizione: in questo caso specifico è una società ad acquistare l’altra. Ne prende il pieno controllo e la integra totalmente all’interno delle proprie operazioni commerciali.
• Acquisizione ostile: la società definita come target viene rilevata senza aver avuto l’effettivo consenso da parte del management. Questo tipo di soluzione avviene anche piuttosto di frequente, ma è alquanto sconsigliabile.
• Joint venture: due aziende differenti decidono di iniziare una collaborazione proficua, ma mantengono ognuna la propria identità legale.

A seconda del caso, si avrà quindi una diversa operazione che vede comunque coinvolte almeno due società o attività economiche differenti.

Lo scopo di base è comunque quello di garantire una crescita attraverso lo scambio di strategie, documentazione e di esperienze nel settore.

Cos’è una data room per le fusioni e acquisizioni?

Pensate di trovarvi davanti ad una situazione di questo tipo: avete bisogno di consegnare centinaia o addirittura migliaia di documenti densi di informazioni sensibili ad un team professionale di investitori.

Tra questi, sono presenti avvocati rinomati, analisti, ecc. Non potete di certo pensare di mandare una semplice email con degli allegati. Sarebbe un disastro su tutta la linea, sia in termini di logistica che di sicurezza.

In queste occasioni, si è soliti usare una data room virtuale, ovvero, una piattaforma digitale capace di gestire, archiviare e condividere in totale sicurezza documenti riservati offrendo anche un sistema collaudato di accesso controllato.

Tra i vantaggi che saltano subito agli occhi, ci sono:

• Accesso remoto e sicuro ad ogni tipo di documento
• Controllo immediato e personalizzabile degli accessi ai documenti
• Tracciabilità totale di qualsiasi operazione venga svolta nella piattaforma
• Una maggiorazione di quella che viene comunemente definita efficienza operativa

Si tratta quindi a tutti gli effetti di una sorta di bunker che è in grado di proteggere un lavoro e farlo svolgere nel modo più efficace ed efficiente possibile.

Come scegliere una data room per le fusioni e acquisizioni

Capire come scegliere una data room sicura per fusioni e acquisizioni è dunque di cruciale importanza. Garantire ai propri collaboratori e ai propri clienti o partner aziendali un livello di sicurezza ottimale, una trasparenza nelle operazioni e la migliore delle possibili gestioni dei documenti sensibili è ciò a cui bisogna aspirare. 

Tra i fattori essenziali che una buona data room per le operazioni di M&A deve avere, ci sono sicuramente:

• La facilità d’uso della piattaforma stessa
• Strumenti per la gestione ottimali
• Tracciamento di qualsiasi tipo di documento
• Report e analisi anche in tempo reale di quanto sta avvenendo all’interno della piattaforma

Inoltre, sarebbe auspicabile la presenza di notifiche automatiche ogni qualvolta venga modificato qualcosa all’interno di un documento.

Infine, avere un team di assistenza a disposizione 24/7 fa di certo la differenza e, cosa alquanto naturale, ma mai scontata, è quella di disporre delle normative internazionali, come il GDPR e la ISO 27001.

Preparazione passo dopo passo di una data room virtuale per le fusioni e acquisizioni

Di seguito intendiamo ragguagliarvi in merito alla preparazione efficace di una data room virtuale per le fusioni e le acquisizioni.

Andremo a vedere passo passo come creare al meglio un processo di ottimizzazione della vostra data room, che, una volta organizzata a dovere, saprà restituirvi molto in termini di risparmio di tempo e fatica.

Vanno definiti tutti gli obiettivi e la struttura della data room. Dunque, prima di impostare effettivamente la vostra nuova data room, dovrete decidere quali saranno gli obiettivi principali o specifici delle operazioni che andrete a svolgere o a condividere. 

Identificate quindi tutte le parti coinvolte nel progetto, siano essi acquirente, venditore, consulenti di varia natura, ecc.

A questo punto, dovrete fare una valutazione in merito a quali siano i documenti che dovranno essere inclusi, tra questi ad esempio: documenti contrattuali, di natura legale, fiscali, ecc.

Strutturate a questo punto le vostre cartelle e sottocartelle in modo da rendere molto più agevole la navigazione e la ricerca della documentazione.

A questo punto vi troverete di fronte alla scelta della VDR e vi converrà tenere d’occhio alcuni parametri. Tra questi, sicuramente la sicurezza e la conformità, la facilità d’uso e l’eventuale compatibilità con software che state già utilizzando, la facilità di gestione documentale ed eventuali accessibilità, permessi, ecc. e naturalmente la disponibilità del team di assistenza, che dovrebbe potersi occupare delle vostre problematiche 24/7 in maniera tecnica e professionale e che potenzialmente parli la vostra lingua.

A questo punto non vi resta altro da fare che caricare e organizzare i vostri documenti. Per farlo dovrete effettuare un’operazione di secure data room due diligence interna e selezionare tutti i documenti che voi ritenete essere rilevanti. Convertite i file in formati sicuri e che possano essere letti da chiunque (quello consigliabile è sicuramente il PDF) e create una sorta di nomenclatura facile da ricordare e utile ai fini di ricerca. 

Potrete anche organizzare le diverse cartelle in merito alle differenti tematiche che andrete ad affrontare durante tutte le vostre operazioni quotidiane.

Siete pronti per impostare i differenti permessi di accesso. In questo modo, potrete garantire la sicurezza dei documenti e permettere solo ad una ristretta cerchia di collaboratori di avere l’accesso completo. Suddividerete i permessi:

• lettura
• modifica
• download
• stampa

e potrete anche attivare la funzione di watermarking dinamico e proteggere in modo decisamente molto efficace ogni documento che richieda un’attenzione particolare.

Sistemato questo aspetto, avrete modo di attivare il monitoraggio dell’accesso a file e cartelle e tracciare le diverse attività. Potrete facilmente registrare chi accede e visualizzare la data e l’orario di accesso, fare un’analisi approfondita delle metriche di coinvolgimento e comprendere dunque quale documento attira maggiormente l’attenzione dei differenti utenti che hanno il permesso di visualizzare tale documento e ricevere anche delle notifiche automatiche che segnaleranno eventuali cambiamenti.

A questo punto, siete già in grado di gestire la parte relativa alla visualizzazione e gestione e non vi resterà altro da fare che completare il tutto con una comunicazione efficace, attraverso un pratico sistema di Q&A e usare la strumentazione adeguata in merito ai commenti e alle differenti note da inserire sui vari documenti. Potrebbe essere decisamente utile impostare anche dei reminder che vi notificano scadenze imminenti.

Se tutto è stato impostato a dovere, varrebbe comunque la pena di testare la data room prima del lancio effettivo. Potreste simulare degli scenari complessi, in modo da “stressare” la piattaforma e vedere come si comporta a fronte di svariate richieste, modifiche e caricamento di documenti.

Se tutto funziona, attivate i differenti parametri di sicurezza e consolidate il monitoraggio costante per eliminare file obsoleti che occupano solo spazio inutile e possono anche generare confusione tra gli utenti.

Errori comuni nella manutenzione di una data room per le fusioni e acquisizioni

Un fenomeno piuttosto normale che si verifica durante la gestione di una data room per fusioni e acquisizioni è quello di commettere degli errori in merito alla manutenzione. 

Per poter ovviare al problema e ripristinare la desiderata normalità lavorativa, vi consigliamo di prestare attenzione alla seguente tabella degli errori più comuni.

Evitare questi errori vi può senz’altro aiutare a sfruttare il potenziale massimo della vostra data room virtuale.

Documenti da includere in una data room per M&A

Esiste una molteplicità di documenti utili ai fini aziendali sia per quanto riguarda le fusioni che le acquisizioni che possono essere incluse in una data room virtuale. Andiamo a vedere nel dettaglio di che cosa si tratta.

Documenti legali

All’interno dei documenti legali vengono inseriti tutti quei carteggi che hanno a che fare con la costituzione e la regolamentazione aziendale. Per esempio, possiamo trovare:

• L’atto costitutivo
• Lo statuto aziendale
• I certificati di registrazione
• Le licenze che consentono a potenziali acquirenti di verificare la conformità dell’impresa.

Potrebbero essere inclusi anche documenti relativi a cause legali attualmente in corso o che ci sono state in passato. Tali documenti sono determinanti per valutare la solidità aziendale da parte di eventuali interessati alla collaborazione.

Proprietà intellettuale

Quando si parla di proprietà intellettuale si fa riferimento a quella tipologia di documentazione relativa al valore immateriale che l’azienda può detenere.

Tra questi, i principali sono:

• Brevetti
• Marchi registrati
• Copyright
• Documenti relativi ai segreti industriali che possono accrescere il valore dell’azienda stessa.

Questi ultimi in particolare possono risultare particolarmente attraenti per potenziali compratori.

Accordi

Tra aziende differenti è piuttosto frequente che ci siano contratti con partner dal valore strategico, differenti fornitori e anche clienti diversi.

In questa sezione potranno essere disponibili:

• Accordi di fornitura e distribuzione
• Eventuali franchising o leasing

Un’attenta analisi sarà in grado di determinare la solidità che l’azienda ha avuto in merito alle relazioni commerciali con i propri partner.

Elenco degli attuali azionisti, funzionari e direttori

Molto importante è anche avere a disposizione l’elenco degli azionisti e di tutti i membri del consiglio di amministrazione. In questo modo si potrà avere un quadro decisamente più delineato dell’azienda stessa. 

Si potranno dunque analizzare, tra gli altri:

• Dettagli specifici in merito alle quote societarie
• La completa descrizione della struttura decisionale

In questo modo, l’acquirente avrà modo di comprendere fino in fondo chi è il detentore del controllo principale dell’azienda e le dinamiche interne che sono venute a costituirsi negli anni.

Documenti dei fornitori

Spulciando questa sezione, si sarà invece in grado di ottenere preziose informazioni in merito a quelli che sono i fornitori strategici dell’azienda e che molto probabilmente ne hanno determinato il successo fino a questo momento. 

Troverete:

• L’analisi del flusso dei ricavi
• L’affidabilità della catena di approvvigionamento
• L’analisi dettagliata in merito alle relazioni con i clienti.

Un utile strumento per valutare con attenzione sia i rischi che le opportunità future.

Documenti delle risorse umane

Anche il reparto delle risorse umane merita una certa attenzione per quanto riguarda i documenti importanti da considerare.

Qui troverete:

• Tutte le informazioni principali che fanno riferimento ai dipendenti
• I differenti contratti di lavoro
• Gli stipendi
• I benefit acquisiti
• Eventuali piani di incentivazione

Oltre a tutto ciò, potrebbero esserci a disposizione anche accordi di tipo non concorrenziale da valutare con attenzione e tutte le politiche aziendali messe in atto fino a quel momento. Molto utile per poter avere un’idea di quello che può essere l’attuale clima lavorativo.

Finanze e tasse

Quasi sicuramente, all’interno di questa sezione si troveranno i dati più interessanti da analizzare. 

Stiamo infatti parlando di:

• bilanci aziendali degli ultimi anni
• dichiarazioni fiscali

Strumenti utilissimi per poter avere una valutazione effettiva della stabilità finanziaria aziendale e della effettiva redditività.

Elenco delle polizze assicurative

Anche la presenza di polizze assicurative ha un certo peso nella vita dell’azienda. 

In tale sezione si troveranno:

• coperture assicurative esistenti
• reclami assicurativi
• panoramica sulla gestione di eventuali sinistri.

Analizzando tali documenti si potrà avere un’idea più chiara in merito alla responsabilità civile dell’azienda, della tipologia di impianti attualmente a disposizione e dei dipendenti in generale.

Reporting gestionale e business plan attuali

Infine, anche la sessione del reporting gestionale e dell’attuale business plan può essere particolarmente interessante da analizzare.

Verranno presentati:

• KPI (Key Performance Indicators)
• previsioni di tipo finanziario

Tutti documenti utili a dimostrare la sostenibilità aziendale e per fare delle previsioni efficaci in merito al potenziale sviluppo che l’impresa potrebbe avere.

Come i servizi di data room virtuali possono essere utili nelle operazioni di M&A

L’utilità dei servizi di data room virtuali possono rivelarsi degli strumenti di fondamentale importanza per svolgere in modo esaustivo qualsiasi tipo di operazione che abbia a che fare con fusioni e acquisizioni di M&A. 

Innanzitutto, viene garantito un ambiente di lavoro sicuro e altamente organizzato per quanto concerne la condivisione di documenti che richiedono un alto grado di riservatezza. In secondo luogo, la gestione di tali documenti risulta essere ottimizzata per snellire il lavoro sia dal punto di vista della riduzione del tempo impiegato nella ricerca, che di quello utile per la modifica, il download e l’eventuale stampa, qualora fosse necessaria.

Aderire a una piattaforma che si avvale della crittografia è garanzia di scongiurare qualsiasi fuga di notizie o informazioni strettamente personali. Ogni accesso potrà essere personalizzato a seconda di quello che è il ruolo che una determinata persona ricopre all’interno dell’azienda o del singolo progetto.

Bisogna inoltre considerare che si troveranno facilmente tutti i documenti in un unico luogo virtuale, senza dover necessariamente ricorrere alla ricerca talvolta spasmodica di materiale necessario a completare un determinato task. Le data room virtuali, se settate a dovere, disporranno di strumenti di ricerca avanzati che facilitano ulteriormente la visione di un pacchetto documentale completo.

Infine, si potranno integrare diversi strumenti che sono attualmente già a disposizione con le Data room virtuali per M&A, dato che la maggior parte di esse si integrano perfettamente con molteplici tipologie di software, quali:

• il pacchetto office
• la G-Suite di Google
• Adobe Sign
• Vari software per organizzare video-call

L’efficienza, la sicurezza e la trasparenza sono dunque a portata di mano a un prezzo variabile a seconda di quelle che sono le esigenze aziendali, ma in linea di massima assolutamente accessibili a qualunque tipo di azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni o dal numero di collaboratori.

Punti chiave

Riassumendo l’analisi approfondita che vi abbiamo presentato delle soluzioni VDR per fusioni aziendali, possiamo fissare questi punti chiave da valutare per l’utilizzo della data room virtuale.

La sicurezza in merito ai controlli e agli accessi che viene garantita dalla crittografia di tipo avanzata. Ogni accesso deve essere gestito in base al ruolo che l’utente ha all’interno dell’azienda e le operazioni che potrà svolgere devono essere limitate in base alla sua responsabilità.

L’organizzazione minuziosa dei documenti che darà un’accelerata in merito all’intero processo di due diligence. Suddividere i documenti in categorie può migliorare l’indicizzazione e facilitare la ricerca.

Altra cosa da tenere a mente, è che la piattaforma deve essere facile da utilizzare. Anche l’accessibilità deve essere garantita e una sezione di domande frequenti e relative risposte potrebbe tornare utile.

Monitorare tutte le attività e capire chi ha operato all’interno di un determinato documento è molto interessante. Si può capire, in questo modo, quali sono gli interessi degli investitori.

Gli ultimi due punti da tenere bene a mente sono: l’integrazione con altri software per migliorare le performance stesse della piattaforma e la conformità legale e normativa che deve per forza di cose rispettare determinati standard (GDPR e ISO 27001).

E se vi state domandando quanto costa la data room, sappiate che non c’è una risposta univoca, ma vale la pena effettuare una navigazione a scopo di approfondimento all’interno del sito ufficiale delle migliori data room virtuali.

FAQ

Che cos’è una data room nelle operazioni di M&A?

Sintetizzando in poche parole, potremmo definire la data room nelle operazioni di M&A come a uno strumento assolutamente impareggiabile al quale si fa riferimento per archiviare, condividere e gestire documenti di natura sensibile durante un processo aziendale complesso chiamato due diligence. 

Come si imposta una data room per le operazioni di M&A?

Se si vuole iniziare con il piede giusto, è assolutamente necessario impostare correttamente una data room per le operazioni di M&A è quella di organizzare e caricare tutti i documenti che vengono ritenuti rilevanti ai fini aziendali. Strutturare le cartelle e successivamente concedere i differenti permessi ai collaboratori coinvolti.

Quali sono le migliori data room per le operazioni di M&A?

Chiunque senta l’esigenza e il bisogno di affidare il proprio tesoretto aziendale a una tra le miglior data room per fusioni e acquisizioni presenti sul mercato, bisognerà prestare attenzione agli standard di sicurezza, la facilità di utilizzo ed eventuali funzionalità di tipo avanzato per personalizzare il proprio lavoro.

Come si organizza una data room per le operazioni di M&A?

Potremmo affermare con certezza assoluta che gestire al meglio una data room è la chiave del vostro successo. Al fine di ottenere una tale gratificazione e vederla riconosciuta anche da partner di un certo prestigio nel mondo delle operazioni M&A, dovrete strutturare qualsiasi documento in modo minuzioso e inserirlo all’interno di cartelle in modo logico. Si tratta quindi di suddividere le informazioni in base alle differenti categorie e assegnare poi i permessi di accesso differenziati tra gli utenti.

Quali sono le caratteristiche chiave da ricercare nei fornitori di data room virtuali per le operazioni di M&A?

Ci sono alcuni accorgimenti che vanno necessariamente ricercati tra i fornitori di M&A data room e tra questi risultano essere imprescindibili. Senza ombra di dubbio, tra le considerazioni da prendere molto sul serio, ci sono un elevato standard di sicurezza, la crittografia avanzata, la possibilità di controllare gli accessi e il tracciamento dettagliato di qualsiasi attività che riguardi i documenti sensibili.